1. Le cadre
Concert de lancement des 10 ans du Chœur Amazing Voice Togo : Le Messie, le dimanche 29 novembre 2026, entre 14 h et 16 h. Lieu principal : la cathédrale de Lomé. Deuxième lieu : à définir. Entrée gratuite.
La commission logistique et technique tient ce tableau de bord pour toute l’équipe d’organisation. Les choristes suivent l’avancement en ligne.
2. Le premier dimanche de l’Avent
3. Calendrier directeur
| Date | Étape |
|---|---|
| 13 sept. | Outil de suivi en ligne, liens partagés |
| 16 sept. | Réunion du comité : rétroplanning et jalons validés |
| 20 sept. | Budget prévisionnel par poste de dépenses |
| 2 oct. | Document projet des 10 ans prêt |
| 4 oct. | Fiche technique v1 ; pianos et podium recensés |
| 7 oct. | Visuel des 10 ans validé |
| 9 oct. | Liste des personnalités et des médias |
| 16 oct. | Devis des prestataires |
| 25 oct. | Prestataires choisis, contrats signés ; pianos et podium réservés |
| 30 oct. | Cartes d’invitation imprimées ; affiches et visuels prêts |
| 6 – 8 nov. | Invitations remises ; communiqué de presse ; affichage en ville |
| 15 et 22 nov. | Annonces dans les paroisses des choristes |
| 16 nov. | Relance n°1 des invités |
| 19 nov. | Conférence de presse |
| 20 nov. | Date limite des confirmations ; fiche technique finale |
| 26 nov. | Relance n°2 avec les informations pratiques ; briefing des bénévoles |
| 28 nov. | Installation, accord des pianos, répétition générale |
| 29 nov. | Concert de lancement, 14 h |
| 30 nov. – 11 déc. | Restitution du matériel, remerciements, bilan des dépenses, rapport logistique |
4. Lieu et abords
À compléter par la commission.
5. Affiches, cartes d’invitation et document projet
Quand. Le document projet des 10 ans est prêt le 2 octobre. Le visuel des 10 ans est validé le 7 octobre. Les cartes d’invitation et les affiches sont prêtes le 30 octobre, pour une remise des invitations 3 à 4 semaines avant le concert. L’affichage en ville commence le 8 novembre.
Site web ou papier : les deux, reliés. La carte papier est remise aux personnalités. Elle porte un QR code vers la page de confirmation du site. Chaque invité a aussi un lien personnel : quand il répond, son statut passe automatiquement à « confirmée ». Le même QR code figure sur l’affiche pour le grand public.
Marquer les esprits partout à Lomé.
- Les paroisses : chaque choriste porte l’annonce dans sa propre paroisse, les dimanches 15 et 22 novembre.
- La cathédrale : banderole sur le mur.
- Les pages du chœur : Facebook, Instagram, TikTok, YouTube, avec un calendrier de publications jusqu’au 29 novembre.
- L’affichage en ville.
Envoyer tôt et relancer. Invitations prioritaires (A) remises en main propre avant le 6 novembre, les autres (B et C) avant le 8. Relance n°1 le 16 novembre. Date limite des confirmations le 20. Relance n°2 le 26 novembre, avec les informations pratiques. Le bouton WhatsApp de la page Invitations prépare chaque message avec le lien personnel de l’invité.
Diriger les invitations vers les bonnes personnes. Chaque invité a une catégorie, une priorité (A, B, C) et un porteur nommé. Après le concert, on note qui est venu : la liste devient la base du public qui accompagnera les dix ans.
6. La vision sociale des 10 ans et la logistique
Proposition. Faire des 10 ans l’année où Amazing Voice tient un registre public de son impact, avec une règle : un chiffre n’est publié qu’une fois vérifié. Chaque action y figure avec son partenaire, le nombre de bénéficiaires prévu, le nombre atteint et la preuve. La page Impact du site applique cette règle : le public ne voit que les lignes vérifiées.
Pourquoi cela touche la logistique. L’impact est d’abord un flux physique : collecter, compter, stocker, transporter, remettre, photographier. Si le bureau retient une collecte au concert, il faut des points de collecte, des urnes, des bénévoles, des reçus, un lieu de stockage et un véhicule. Le jour du concert, un stand à l’entrée présente les chiffres vérifiés.
7. La vérification des chiffres
8. Matériel, décoration et installations
Chaque élément est suivi dans la page Matériel, de « à définir » à « restitué ».
| Élément | Points à préciser avec les prestataires |
|---|---|
| Sonorisation | Système, micros du chœur, micros HF des solistes, micros de parole |
| Écran | Taille, emplacement, contenu projeté |
| Lumières | Éclairage du chœur, poursuite |
| Tapis | Podium, allée, passe-câbles, tapis rouge de l’entrée protocolaire |
| Décoration | Noir et or, kakémonos du visuel des 10 ans |
| Énergie | Groupe électrogène, câbles, rallonges |
Démarche. Fiche technique v1 le 4 octobre, devis le 16 octobre, contrats signés le 25 octobre, fiche technique finale et plan d’installation envoyés le 20 novembre. Installation le samedi 28 novembre, balances le dimanche 29.
9. Les surtitres
10. L’orchestre et les solistes
11. Les pianos
À préciser : le nombre de pianos nécessaires, le modèle de chacun, où les trouver et comment les transporter.
Pistes pour les trouver : les partenaires de la fiche de prestation (Opus Academy, école de musique Clavecin, Institut Français).
Pour chaque instrument, noter dans la page Matériel : type, état, conditions de prêt ou de location, transport. Prévoir un clavier de secours. Un piano s’accorde sur place, après installation.
12. Le podium
Repère de la fiche de prestation : 4 m × 3 m minimum pour 20 choristes. L’effectif réel, recensé début octobre, fixe la taille.
| Option | Pour | Contre |
|---|---|---|
| Location de praticables | Solide, rapide à monter | Coût, disponibilité |
| Fabrication locale | Sur mesure | Délai, stabilité à vérifier |
| Marches existantes | Pas de transport | Selon la configuration |
Dans tous les cas : un transport prévu pour le samedi, un montage avant la répétition générale, un tapis dessus.
13. Les tenues
14. Les médias
- Liste des médias constituée le 9 octobre.
- Dossier de presse prêt le 23 octobre.
- Communiqué de presse n°1 le 6 novembre.
- Conférence de presse le 19 novembre.
- Accréditations closes le 24 novembre.
- Jour J : zone presse, interviews après le concert, captation vidéo et photo.
- Communiqué de presse n°2 avec les photos le 30 novembre.
15. Budget et suivi des dépenses
Postes de dépenses du concert : lieu ; son et lumière ; écrans ; captation vidéo et photo ; podium, tapis et décoration ; pianos et claviers ; orchestre, musiciens et solistes ; tenues ; énergie ; impressions ; accueil et hôtesses ; eau et collations ; transport du matériel ; sécurité et premiers secours ; médias et conférence de presse ; collecte solidaire ; imprévus.
Pour chaque poste, la page Budget indique le montant prévu. Chaque dépense est saisie au fil de l’eau, avec son statut (payé ou reste à payer) et son justificatif. Le bilan des dépenses se télécharge à la fin, en Excel.
16. Les cotisations
17. Risques et parades
| Risque | Parade |
|---|---|
18. Utiliser l’outil
En lecture, tous les choristes voient le tableau de bord, la partition, les tâches, le jour J, le matériel et l’impact vérifié. En mode équipe, avec le code, les responsables modifient, ajoutent et suppriment. Ils voient aussi les invitations et le budget. Chaque modification est signée du nom de son auteur.
Le rapport de la semaine se télécharge en PDF et en Excel.